Descuento del IRPF en nómina

El modelo 145 es el documento que se cubre al inicio del contrato de trabajo, y en el que se refleja la situación personal al pagador (empresa/empresario) con el fin de la aplicación correcta del IRPF en la nómina.

El periodo que se tiene en cuenta para el cálculo correcto es el año natural (desde 01 de enero a 31 de diciembre), y por ello debemos reflejar la situación en la que nos encontramos al inicio de año (o al inicio de la relación laboral si esta se produce con el año ya comenzado), y habrá de variarlo, y presentar de nuevo al pagador siempre que nuestra situación varíe antes de finalizar el año para la aplicación correcta del descuento por IRPF en la nómina.

Este documento al que muchas personas no le dan importancia, por desconocimiento quizás,  repercute directamente en el líquido a percibir cada mes por el trabajador sin que una variación en la retención, ya sea alto o bajo el porcentaje aplicable, suponga un ahorro o un coste adicional para el empresario.

El documento, que consta de 7 apartados,  plantea muchas dudas a la hora de cubrirlo, debido a las situaciones especiales de algunas personas. Por ello a continuación intentaré resolver las principales dudas que he detectado se tienen al cubrir este documento según cada uno de los apartados:

1. Datos del perceptor que efectúa la comunicación.

Este apartado se compone de tres sub-apartados que traen sus complicaciones y que desgloso:

Situación familiar: las casillas 1 y 2 tienen su complejidad ya que solo se pueden cubrir en situaciones muy específicas.

La casilla 1, solo la cubrirán aquellas personas solteras, viudas, divorciadas o separadas legalmente con hijas/os solteros menores de 18 años o incapacitados sometidos a su patria potestad prorrogada que convivan exclusivamente con usted. Por ello no lo pueden cubrir si tienen la custodia compartida o si le pasa solamente anualidades por alimentos a su hija/o, ya que la casilla correcta sería la 3.

Además, quien cubra esta casilla 1 deberá poner el año de nacimiento de su hija/o en el apartado 2 y con la x en la casilla de cómputo por entero de hijas/os o descendientes. Pero por ahora no me adelanto más.

La casilla 2, solo la cubrirán aquellas personas con cónyuge, no separado legalmente, que no obtiene rentas superiores a 1.500€ anuales, excluidas las exentas. Por ello, aunque el cónyuge a cargo supone una retención menor, se ha de tener en cuenta que por el simple hecho de estar casado no implica tener que cubrir esta casilla. Y se debe tener cuidado porque en la palabra “rentas” se incluyen las del trabajo, la percepción de desempleo contributiva, las rentas mobiliarias y las inmobiliarias, y como el límite de 1500€ anuales es bastante bajo ante la duda de los ingresos en el año tenemos dos opciones: o cubrirlo y antes de que finalice el año revisar los ingresos y volver a presentar un nuevo modelo 145 para su recalculo, o bien cubrir directamente la casilla 3.

Finalmente la casilla 3, a la que todo el mundo va directo porque se cubrirá en el resto de las situaciones que no son específicamente ni la 1 ni la 2.

Discapacidad: en este apartado se debe indicar el tramo del porcentaje que tiene reconocido de discapacidad del propio trabajador, no se debe cubrir si es su cónyuge el que tiene la discapacidad o si tiene una pensión de incapacidad permanente sin tener reconocido el grado de discapacidad. Estas dos situaciones que comento,  las expondrá  en la declaración  de su renta con su asesor fiscal. Si se cubre este apartado se debe presentar copia de la resolución del grado de discapacidad con el modelo 145 al empresario.

Movilidad geográfica: esta casilla solo la deben cubrir aquellas personas desempleadas inscritas en la oficina de empleo y a las cuales aceptar el puesto de trabajo les ha supuesto un traslado de su residencia a un nuevo municipio. Por ello no lo deben cubrir si estaban desempleadas pero no inscritas o si se han cambiado de residencia pero siguen dentro del mismo municipio. Así mismo, se debe tener en cuenta que la deducción que se obtiene tiene una duración de 2 años, debiendo variar el modelo 145 una vez finalizado este periodo para la correcta aplicación de la retención en su nómina.

2. Hijas/os y otros descendientes menores de 25 años o mayores de dicha edad si son discapacitados y conviven con el perceptor.

Si el primer apartado podía ser complejo, este no lo facilita más. Consta de 6 casillas para cada hija/o que añadimos. Primera casilla: Se debe incluir siempre que sea hija/o propia/o o adoptada/o pero con el que se conviva, aunque sea una parte del año. Por ello, aquí deben ponerlo quienes tengan la custodia compartida. No se debe poner, por el contrario, si es de la pareja con la que se  convive si  no lo tiene adoptada/o  o reconocido como propia/o.

Si  trabajase y no va a tener rentas superiores a 8.000€ anuales, también puede mantener la deducción por hija/o. Si se tienen dudas de los ingresos, al igual que el caso del cónyuge, tenemos dos opciones: ponerlo y antes de que finalice el año calcular y si es necesario presentar un nuevo modelo 145 para el recalculo correcto del IRPF,  o bien no cubrir ninguna casilla de este apartado 2, puesto que si tiene rentas superiores a esa cantidad no podrá realizar ningún tipo de deducción por esta situación.

Segunda casilla: Si es adoptado se sebe poner el año de nacimiento en la primera casilla y el año de adopción en la segunda.

Casillas tercera a quinta: Si tuviere alguna discapacidad reconocida se deben cubrir los siguientes apartados en los que se marcará el tramo de grado de discapacidad reconocido y en caso de que lo necesite, la  x en la casilla  de la ayuda de terceras personas para su movilidad.

Casilla sexta: Y por último en este apartado, aunque no menos importante, la casilla del cómputo por entero en el caso de que convivan exclusivamente con usted. Como veíamos en el apartado 1 solo lo deben cubrir quienes hayan cubierto la casilla 1 del primer apartado (situación familiar).

Como cada modelo 145 tiene posibilidad de añadir 4 hijas/os, si se tuvieran más se cubrirá un nuevo modelo 145 para añadir los años de nacimiento de los hijas/os que falten. Como recomendación, se puede añadir al pie del documento hoja 1 de 2 y hoja 2 de 2, para que sean conscientes que es una continuación y que su comunicación consta de 2 hojas.

3. Ascendientes mayores de 65 años, o menores de dicha edad si son discapacitados, que conviven con el perceptor.

Consta de 5 casillas. Pero para cubrir la primera debemos tener en cuenta que en este apartado solamente se pueden añadir ascendientes, entendiendo por tales a madres y padres, siempre que sean mayores de 65 años o sean menores de esa edad pero tengan reconocido un grado de discapacidad. Por lo tanto no cabe cubrirlo cuando se convive con hermanas/os mayores, ni  si convive con su suegra/o.

Además debe tener  en cuenta también el límite de rentas, como en el caso de los hijos, de 8.000€ anuales. Las cuales pueden ser de la pensión, el trabajo, las rentas mobiliarias o las inmobiliarias y por ello tenemos nuevamente las dos opciones: ponerlo y antes de que finalice el año calcular y si es necesario presentar un nuevo modelo 145 para el recalculo correcto del IRPF,  o bien no cubrir ninguna casilla, puesto que si tiene rentas superiores a esa cantidad no podrá realizar ningún tipo de deducción.

Las casillas segunda a cuarta habrá que cubrirlas en el caso de que esa persona tenga un grado de discapacidad reconocido, especificando si es del 33 al 64% o si es del 65% o superior. Y añadiendo  la x en el caso que acredite la ayuda de terceras personas para su movilidad.

La quinta casilla, que mucha gente suele olvidar ya a estas alturas del documento, es para añadir el número de descendientes (es decir, hermanas/os suyos) con los que esta persona mayor de 65 años también convive, siempre que sea al menos la mitad del año. No se debe poner el número de meses en los que conviven sino el número de sus hermanas/os con los que convive además de con usted. Si conviven todo el año con usted no debe cubrir esta última casilla.

Hay que aclarar en este apartado, que si la persona fallece antes de que finalice el año  natural, debemos presentar un nuevo modelo 145 con la nueva situación para el recalculo correcto del IRPF.

4. Pensiones compensatorias en favor del cónyuge y anualidades  por alimentos  en favor de las/os hijas/os, fijadas ambas por decisión judicial.

La primera pregunta que debemos hacernos para cubrir este apartado es si tengo una resolución judicial que lo mande. Ya que si solamente tienen acordado darle cantidades para “cubrir gastos”  no podemos cubrir este apartado. Pero si  tenemos una decisión judicial que lo ordene debemos añadir el importe anual, ya sea de pensión compensatoria a favor del cónyuge o de las anualidades por alimentos a las/os hijas/os.

Es importante aclarar en este apartado que quien tenga la custodia compartida y además tenga fijado por decisión judicial pasar importe anual por alimento, sí debe cubrir este apartado y a la vez añadir el año de nacimiento de su hija/o en el apartado 2. Según resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central, de fecha 11 de septiembre de 2014 (recurso número 3654/2014), en la que modifica su criterio y permite ambas deducciones en este particular caso.

Si se cubre este apartado recuerde que se debe presentar al empresario junto con el modelo 145, copia de la decisión judicial donde consten los importes a satisfacer.

5. Pagos por la adquisición o rehabilitación de la vivienda habitual utilizando financiación ajena, con derecho a deducción en el IRPF.

Para cubrir el apartado 5, que ha tenido diversos cambios en los últimos años, debemos tener en cuenta  cuestiones importantes: primero solo cabe en el caso que estos pagos sean por la vivienda habitual, segundo  solo se puede cubrir si se están realizando pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda de antes del 01/01/2013 , y finalmente, se debe saber que no se va a tener una retribución superior a 33.007,20€ anuales, puesto que si se va a obtener una retribución superior no se podrá cubrir este apartado.

En el caso de que se den las tres circunstancias tendrá derecho a una rebaja del IRPF de hasta un 2%.

Finalmente, para darle el toque formal que requiere todo documento, debemos firmarlo. Para ello los apartados 6 y 7 en los que es importante poner la fecha en la que se entrega y firmar. Una vez firmado por ambas partes, empresario y trabajador, cada uno se quedará con su copia y mantendrá su validez hasta su modificación por un nuevo documento de fecha posterior.

Como comentaba al inicio puede ser “latoso” pararse y cubrir este documento correctamente, dependiendo de la situación personal de cada uno. Pero ante las dudas, tanto del empresario como de los trabajadores, deben preguntar a sus asesores, a la persona que les hace la declaración de la renta o a la propia Agencia Tributaria, ya que cubrirlo de manera correcta o modificarlo a tiempo dentro del año puede hacer que se aplique correctamente el IRPF en la nómina y no tengamos sustos en la declaración de la renta  correspondiente.